Sekretärinnen und Sekretäre in Deutschland sind Schlüsselpersonen, die Führungskräfte oder Abteilungen entlasten, indem sie administrative Aufgaben übernehmen und Arbeitsabläufe organisieren. Dieser Beruf trägt maßgeblich zur effizienten Arbeitsweise von Institutionen bei, indem er Büro- und Assistenzaufgaben erfüllt. Sekretärinnen und Sekretäre übernehmen ein breites Spektrum an Aufgaben, wie das Beantworten von Telefonanrufen, die Planung von Terminen und Besprechungen, die Erstellung von Rechnungen, die Organisation von Reisen, den Empfang und die Information von Gästen. Sie kümmern sich auch um die Verwaltung von Büromaterialien, die Ablage, die Informationsbeschaffung und die Vorbereitung von Präsentationen. Sie können das Abteilungsbudget verwalten, Marketingaktivitäten unterstützen und Urlaubs-/Krankmeldungen bearbeiten.
Sie arbeiten meist in Büroumgebungen, manchmal in Besprechungsräumen oder mobil/von zu Hause aus. Bei der Erfüllung dieser Aufgaben nutzen sie verschiedene digitale Tools, wie spezielle Software für Buchhaltung, Terminverwaltung und Personalakten. Die Kommunikation mit Kunden und Besuchern ist intensiv, und sie haben ein dynamisches Arbeitsumfeld mit häufig wechselnden Aufgaben. Sekretärinnen und Sekretäre können in Unternehmen aller Wirtschaftszweige, in der öffentlichen Verwaltung, bei Interessengruppen, Verbänden und Organisationen eine Anstellung finden.
Dieser Beruf gilt in Deutschland als Grundberuf und wird in der Regel durch eine berufliche Ausbildung erworben. Diese Ausbildung vermittelt den Kandidatinnen und Kandidaten umfassende Kenntnisse und Fähigkeiten in den Bereichen Büromanagement, Kommunikation, Organisation und administrative Prozesse. Für internationale Studierende und Fachkräfte ist der Beruf der Sekretärin/des Sekretärs in Deutschland ein Bereich, der gute Deutschkenntnisse und organisatorische Fähigkeiten erfordert. Es ist wichtig, sich über die Anerkennung von in der Türkei erworbenen Diplomen und die Anerkennung beruflicher Qualifikationen in Deutschland zu informieren, wenn Sie eine Karriere in diesem Bereich anstreben.
Was ist Sekreter?
Studiengänge, die zu diesem Beruf führen
Feld Rechts-, Wirtschaftswissenschaften →Der Beruf Sekretär/Sekretärin in Deutschland wird in der Regel durch Studiengänge im Bereich Rechts-, Wirtschaftswissenschaften:
- Betriebswirtschaftslehre/Business Studies
Master · Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Academic Presentation and Communication
Bachelor · Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes
Academic Reading and Writing
Bachelor · Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes
Accounting and Auditing
Master · Ruhr-Universität Bochum
Accounting and Auditing
Master · Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung
Accounting and Controlling
Master · Westfälische Hochschule Gelsenkirchen Bocholt Recklinghausen
Detaillierte Informationen
▶ Medien
C.ebra - Portal und Fachzeitschrift für effiziente Beschaffung rund um Büro und ArbeitsweltOFFICE ROXXSekada - Kompetenz für Sekretärinnensekretaria.desekretaria Magazintempra365 – Magazin fürs Office ManagementTheorie und Praxis der Textverarbeitungworking@office
▶ Trends
KI-basierte Systeme im BüromanagementKünstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Büromanagement können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um Mitarbeitende zu entlasten und Arbeiten im Büroalltag effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Tools zur Textgenerierung oder Projekt- und Besprechungsplanung werden in der Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten vertraut machen.
▶ Arbeitsorte
Sekretäre und Sekretärinnen arbeiten meistin BüroräumenSie arbeiten ggf. auchin Besprechungsräumenim Homeoffice bzw. mobil
▶ Kompetenzen
Kernkompetenzen, die in diesem Beruf grundsätzlich erforderlich sind:Ablage, RegistraturAuskünfte erteilenBüroorganisation, BüromanagementBüro- und VerwaltungsarbeitenE-Mail-Kommunikation, -KorrespondenzKorrespondenzPostbearbeitungReiseorganisationTelefondienstWeitere Kompetenzen, die für die Ausübung dieses Berufs bedeutsam sein können:Besprechungsvorbereitung, -organisationBüromaterialverwaltungKorrekturlesenKunden-, BesucherempfangPhonotypiePräsentationsunterlagen erstellenReisekostenabrechnung, SpesenabrechnungSocial-Media-KommunikationWeitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse:Kompetenzgruppe "Bürokommunikation, MS-Office"
▶ Arbeitssituation
Sekretäre und Sekretärinnen arbeiten viel am Computer, wo sie z.B. Termine verwalten, den Schriftverkehr abwickeln oder buchhalterische Aufgaben erledigen. Ihr Arbeitsplatz ist das Büro. Ihre Arbeiten erledigen sie weitgehend eigenständig, arbeiten z.T. aber auch abteilungsübergreifend mit anderen Bürofachkräften zusammen. Vielfältige Kontakte z.B. zu Kunden, Kollegen und Kolleginnen, Lieferanten, Behörden und Verbänden sowie wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen erfordern Flexibilität. Kundenorientierung und Kommunikationsfähigkeit sind in ihrem Beruf unabdingbar. Im Umgang mit ausländischen Geschäftspartnern sind zudem Fremdsprachenkenntnisse erforderlich.
▶ Existenzgründung
Sekretäre und Sekretärinnen können sich z.B. mit einem mobilen bzw. virtuellen Sekretariat selbstständig machen.
▶ Verdienst/Einkommen
Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): 3.497 € bis 3.843 €Quelle:Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und SozialesHinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.
▶ Branchen im Einzelnen
Bau, ArchitekturElektrotechnik, ElektronikFahrzeugbau, -instandhaltungFinanzdienstleistungen, ImmobilienGesundheit, SozialesHandelHolz, MöbelHotel, Gaststätten, TourismusIT, Software, TelekommunikationManagement, Beratung, Recht, SteuernMedienMetall, Maschinenbau, Feinmechanik, OptikTransport, VerkehrWeitere DienstleistungenÖffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, VerteidigungVerbände, Organisationen, Interessenvertretungen
▶ Zugang zur Tätigkeit
Arbeitgebende erwarten häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung.
▶ Arbeitsbereiche/Branchen
Sekretäre und Sekretärinnen finden Beschäftigungin Unternehmen aller Wirtschaftsbereichein der öffentlichen Verwaltungbei Interessenvertretungen, Verbänden und Organisationen
▶ Tätigkeitsbezeichnungen
Sekretär/inBerufsbezeichnung in englischer SpracheSecretary (m/f)Berufsbezeichnung in französischer SpracheSecrétaire (m/f)
▶ Die Tätigkeit im Überblick
Sekretäre und Sekretärinnen erledigen Büro- und Assistenzaufgaben, um Vorgesetzte oder Abteilungen zu entlasten.
▶ Stellen- und Bewerberbörsen
runningofficesekretaerin.desekretaria
▶ Verbände und Organisationen
Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb)ver.di - Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft
▶ Arbeitsbedingungen im Einzelnen
Bildschirmarbeit (z.B. fachspezifische Software für die Buchhaltung, die Terminverwaltung oder die Verwaltung der Personalakten einsetzen)Arbeit in BüroräumenKundenkontakt (z.B. Kunden und Kundinnen betreuen oder Auskünfte erteilen)häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Korrespondenz erledigen, Termine planen, telefonische Auskünfte erteilen)
▶ Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel
Unterlagen, z.B.: Kundenkorrespondenz, Reiseplanungen, Geschäfts- und Besprechungsunterlagen, Terminpläne, Präsentationsunterlagen, Rechnungen, Urlaubs- und KrankmeldungenBüroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon, Videokonferenztools
▶ Aufgaben und Tätigkeiten kompakt
Sekretäre und Sekretärinnen entlasten Vorgesetzte oder Abteilungen, indem sie administrative Aufgaben ausführen. Sie nehmen Telefonate entgegen, übernehmen die Terminplanung und erstellen Rechnungen. Sie erledigen die Reiseplanung, empfangen Besuchende und geben ihnen Auskünfte. Daneben verwalten sie das Büromaterial oder erledigen die Ablage. Sie beschaffen Informationen und erstellen Präsentationen nach Absprache. Darüber hinaus verwalten sie das Abteilungsbudget, betreuen Marketingmaßnahmen und bearbeiten Urlaubs- oder Krankmeldungen.
▶ Zugangsberufe/Zugangstätigkeiten
Geprüfter Berufsspezialist für fremdsprachige Kommunikation/Geprüfte Berufsspezialistin für fremdsprachige KommunikationStaatlich geprüfter Fachmann/Staatlich geprüfte Fachfrau für BürokommunikationGeprüfter Fachwirt/Geprüfte Fachwirtin für Büro- und ProjektorganisationFremdsprachenkorrespondent/FremdsprachenkorrespondentinKaufmann/Kauffrau für BüromanagementKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - Büro/SekretariatKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - FremdsprachenKommunikationsassistent/KommunikationsassistentinManagementassistent / Managementassistentin (doppelt qualifizierende Ausbildung)Managementassistent / Managementassistentin (schulische Ausbildung)PC-Fachkraft mit kaufmännischer Orientierung
▶ Weiterbildung (berufliche Anpassung)
Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Sekretariat, Bürokommunikation, Rechnungswesen oder EDV-Anwendungen).
▶ Weiterbildung (beruflicher Aufstieg)
Weitere Berufs- und Karrierechancen eröffnen sich - je nach beruflicher Vorbildung - durch eine Aufstiegsweiterbildung (z.B. als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement) oder ein grundständigesStudium (z.B. im Studienfach Dienstleistungs-, Servicemanagement).Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern
▶ Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen
administrative Aufgaben übernehmenKorrespondenz erledigenBesprechungen und Termine planen, organisieren und ggf. begleiten, Terminkalender führen und aktuell haltenReiseplanung und -organisation übernehmenKunden/Kundinnen, geschäftliche Verbindungen und Besuchende empfangen und bewirtenAuskünfte an Kunden/Kundinnen erteilenBüromaterial verwaltenAblage erledigenInformationen einholenUnterlagen aufbereiten, Präsentationsunterlagen erstellenAbteilungsbudget verwalten und überwachenRechnungen erstellen und kontieren, Begleichung veranlassenUrlaubs- und Krankmeldungen entgegennehmen und bearbeiten bzw. weiterleitenAufgaben im Marketing übernehmen, z.B. Unternehmenswebsite betreuen
▶ Unmittelbare Job- und Besetzungsalternativen
Im Folgenden werden Berufe oder Tätigkeiten genannt, die Ähnlichkeiten zum Ausgangsberuf aufweisen. Diese Berufe stellen für Bewerber eine mögliche Alternative dar. Darüber hinaus können Arbeitgeber Kräfte dieser Berufe als Alternativen für die Besetzung einer Arbeitsstelle im Ausgangsberuf in Betracht ziehen.Manche Alternativberufe umfassen nur Teiltätigkeiten des Ausgangsberufs, andere erfordern eine Einarbeitungszeit, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann.Folgende unmittelbare Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen bieten sich für den Beruf Sekretär/in an:Job- und Besetzungsalternativenfür die Gesamttätigkeit (i.d.R. ohne Einarbeitung):Büroassistent/BüroassistentinStaatlich geprüfter Fachmann/Staatlich geprüfte Fachfrau für BürokommunikationKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - Büro/SekretariatKaufmann/Kauffrau für BürokommunikationKaufmann/Kauffrau für BüromanagementOffice-Manager/Office-Managerinfür die Gesamttätigkeit (i.d.R. kurze Einarbeitung):Geprüfter Berufsspezialist für fremdsprachige Kommunikation/Geprüfte Berufsspezialistin für fremdsprachige KommunikationBürokaufmann/BürokauffrauFachangestellter/Fachangestellte für BürokommunikationFremdsprachenkorrespondent/FremdsprachenkorrespondentinKaufmännische FachkraftEine Aufstellung aller möglichen Verwandtschaftsstufen findet man hier:Erläuterungen zu den einzelnen Verwandtschaftsstufen
Quelle: BERUFENET · Bundesagentur für Arbeit
Häufig gestellte Fragen zu Sekreter
Ausbildungsweg, Gehalt, Anerkennung und Einstiegsmöglichkeiten für Ausländer
Was macht ein Sekretär/Sekretärin in Deutschland? ▼
Sekretärinnen und Sekretäre in Deutschland sind Schlüsselpersonen, die Führungskräfte oder Abteilungen entlasten, indem sie administrative Aufgaben übernehmen und Arbeitsabläufe organisieren. Dieser Beruf trägt maßgeblich zur effizienten Arbeitsweise von Institutionen bei, indem er Büro- und Assistenzaufgaben erfüllt. Sekretärinnen und Sekretäre übernehmen ein breites Spektrum an Aufgaben, wie das Beantworten von Telefonanrufen, die Planung von Terminen und Besprechungen, die Erstellung von Rechnungen, die Organisation von Reisen, den Empfang und die Information von Gästen. Sie kümmern sich auch um die Verwaltung von Büromaterialien, die Ablage, die Informationsbeschaffung und die Vorbereitung von Präsentationen. Sie können das Abteilungsbudget verwalten, Marketingaktivitäten unterstützen und Urlaubs-/Krankmeldungen bearbeiten.
Sie arbeiten meist in Büroumgebungen, manchmal in Besprechungsräumen oder mobil/von zu Hause aus. Bei der Erfüllung dieser Aufgaben nutzen sie verschiedene digitale Tools, wie spezielle Software für Buchhaltung, Terminverwaltung und Personalakten. Die Kommunikation mit Kunden und Besuchern ist intensiv, und sie haben ein dynamisches Arbeitsumfeld mit häufig wechselnden Aufgaben. Sekretärinnen und Sekretäre können in Unternehmen aller Wirtschaftszweige, in der öffentlichen Verwaltung, bei Interessengruppen, Verbänden und Organisationen eine Anstellung finden.
Dieser Beruf gilt in Deutschland als Grundberuf und wird in der Regel durch eine berufliche Ausbildung erworben. Diese Ausbildung vermittelt den Kandidatinnen und Kandidaten umfassende Kenntnisse und Fähigkeiten in den Bereichen Büromanagement, Kommunikation, Organisation und administrative Prozesse. Für internationale Studierende und Fachkräfte ist der Beruf der Sekretärin/des Sekretärs in Deutschland ein Bereich, der gute Deutschkenntnisse und organisatorische Fähigkeiten erfordert. Es ist wichtig, sich über die Anerkennung von in der Türkei erworbenen Diplomen und die Anerkennung beruflicher Qualifikationen in Deutschland zu informieren, wenn Sie eine Karriere in diesem Bereich anstreben.
Ist Sekretär/Sekretärin eine Ausbildung oder ein Studienberuf? ▼
In Deutschland folgt "Sekretär/Sekretärin" einem Grundberuf — Einstiegsberuf, der keine formale Berufsausbildung oder einen bestimmten Abschluss erfordert.
Wie kann ich in Deutschland als Sekretär/Sekretärin qualifiziert werden? ▼
Arbeitgebende erwarten häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung.
Wo arbeiten Sekretär/Sekretärin in Deutschland typischerweise? ▼
Sekretäre und Sekretärinnen arbeiten meistin BüroräumenSie arbeiten ggf. auchin Besprechungsräumenim Homeoffice bzw. mobil
Wie hoch ist das typische Gehalt für Sekretär/Sekretärin in Deutschland? ▼
Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): 3.497 € bis 3.843 €Quelle:Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und SozialesHinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.