Kaufmännische Fachkraft

C.ebra - Portal und Fachzeitschrift für effiziente Beschaffung rund um Büro und ArbeitsweltDie Kaufleute für Büromanagementsekretaria.desekretaria Magazintempra365 – Magazin fürs Office Managementworking@office

KI-basierte Systeme im BüromanagementKünstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Büromanagement können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um Mitarbeitende zu entlasten und Arbeiten im Büroalltag effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Tools zur Textgenerierung oder Projekt- und Besprechungsplanung werden in der Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten vertraut machen.

Kaufmännische Fachkräfte arbeiten meistin Büro- und BesprechungsräumenSie arbeiten ggf. auchim Homeoffice bzw. mobil

Kernkompetenzen, die in diesem Beruf grundsätzlich erforderlich sind:Ablage, RegistraturAkten, Schriftgut verwaltenBüro- und VerwaltungsarbeitenE-Mail-Kommunikation, -KorrespondenzKorrespondenzPostbearbeitungSachbearbeitungWeitere Kompetenzen, die für die Ausübung dieses Berufs bedeutsam sein können:AbrechnungBesprechungsvorbereitung, -organisationBuchführung, BuchhaltungBüromaterialverwaltungBüroorganisation, BüromanagementEinkauf, BeschaffungEnglischKalkulationKosten- und LeistungsrechnungKundenberatung, -betreuungMaschinenschreiben bis 240 AnschlägeSocial-Media-KommunikationStammdatenpflegeTelefondienstTerminplanung, -überwachungVersandVertriebWeitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse:Kompetenzgruppe "Bürokommunikation, MS-Office"

Kaufmännische Fachkräfte arbeiten viel am Computer: Sie erledigen z.B. den Schriftverkehr, überprüfen Zahlungsein- und -ausgänge, erstellen Präsentationsunterlagen oder pflegen Online-Datenbanken. Vorwiegend arbeiten sie sitzend in Büroräumen.Sorgfältig und konzentriert erstellen sie Schriftsätze aller Art. Organisationstalent ist gefragt, wenn sie z.B. Termine koordinieren und überwachen oder sich Planungen ändern. Dann reagieren sie schnell und flexibel. Sie behalten den Überblick, auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen, etwa wenn sie eilige Termine absprechen müssen und Unterlagen für ein Kundengespräch benötigt werden. Bei Beschäftigung in einem international ausgerichteten Unternehmen benötigen sie Fremdsprachenkenntnisse.

Kaufmännische Fachkräfte können sich z.B. mit einem Büro-Service selbstständig machen.

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): 3.497 € bis 3.843 €Quelle:Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und SozialesHinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Bau, ArchitekturChemie, Pharmazie, KunststoffElektrotechnik, ElektronikFahrzeugbau, -instandhaltungFinanzdienstleistungen, ImmobilienGesundheit, SozialesHandelHolz, MöbelHotel, Gaststätten, TourismusIT, Software, TelekommunikationManagement, Beratung, Recht, SteuernMedienMetall, Maschinenbau, Feinmechanik, OptikTransport, VerkehrWeitere DienstleistungenÖffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, Verteidigung

Arbeitgebende erwarten häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung.

Kaufmännische Fachkräfte finden Beschäftigungin Unternehmen aller Wirtschaftsbereichein der öffentlichen Verwaltung

Kaufmännische FachkraftAuch übliche Berufsbezeichnung/SynonymKaufmännische/r Sachbearbeiter/in

Kaufmännische Fachkräfte erledigen Büroaufgaben, z.B. übernehmen sie die Büroorganisation, wickeln Termine ab und korrespondieren mit geschäftlichen Kontakten.

runningofficesekretaerin.de

Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb)Deutscher Gewerkschaftsbund (DGB)

BildschirmarbeitArbeit in BüroräumenKundenkontakt (z.B. telefonische Auskünfte erteilen und Kundenanfragen weiterleiten)

Unterlagen und Datenverwaltungssysteme, z.B.: Korrespondenz, Besprechungs- und Präsentationsunterlagen, Berichte, Statistiken, Protokolle, Rechnungsunterlagen, DatenbankenBüroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Kaufmännische Fachkräfte übernehmen unterschiedliche administrative und organisatorische Aufgaben der Bürowirtschaft. Sie erledigen die Korrespondenz, ggf. auch in Fremdsprachen oder nach Phonodiktat. Zudem erstellen sie Statistiken, Protokolle sowie Präsentationsunterlagen. Sie organisieren Besprechungen, Konferenzen oder Geschäftsreisen. Im kaufmännischen Bereich kontrollieren sie Zahlungen und stellen Rechnungsunterlagen zusammen. Darüber hinaus erledigen sie Aufgaben wie Postverteilung, Datenbankpflege und Mahnwesen.

Geprüfter Berufsspezialist für fremdsprachige Kommunikation/Geprüfte Berufsspezialistin für fremdsprachige KommunikationEurokaufmann/Eurokauffrau (doppelt qualifizierende Ausbildung)Staatlich geprüfter Fachmann/Staatlich geprüfte Fachfrau für BürokommunikationFremdsprachenkorrespondent/FremdsprachenkorrespondentinKaufmann/Kauffrau für BüromanagementKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - Büro/SekretariatKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - FremdsprachenKommunikationsassistent/KommunikationsassistentinManagementassistent / Managementassistentin (doppelt qualifizierende Ausbildung)Managementassistent / Managementassistentin (schulische Ausbildung)Office-Manager/Office-ManagerinPC-Fachkraft mit kaufmännischer Orientierung

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Sekretariat, Bürotechnik, Rechnungswesen).

Weitere Berufs- und Karrierechancen eröffnen sich - je nach beruflicher Vorbildung - durch eine Aufstiegsweiterbildung (z.B. als Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation) oder ein grundständigesStudium (z.B. im Studienfach Betriebswirtschaftslehre, Business Administration). Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ohne schulische Hochschulzugangsberechtigung ein Studium möglich. Weitere Informationen:Zugang zur Hochschule in den einzelnen Bundesländern

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben erledigenSchriftverkehr mit Kunden/Kundinnen, Lieferunternehmen, geschäftlichen Kontakten, Behörden, Verbänden abwickeln, ggf. auch in Fremdsprachen Berichte, Protokolle, Statistiken und Präsentationsunterlagen erstellenTermine vereinbaren, koordinieren und überwachenBesprechungen und Dienstreisen organisieren Datenbanken pflegenPost verteilenAblage verwaltenUrlaubs- und Dienstpläne bearbeitenbei Marketingmaßnahmen mitwirken, z.B. Firmenwebsite aktualisieren Kundschaft betreuen, beraten, Informationen erteilen, ggf. auch über Social-Media-Kanälekaufmännische Aufgaben ausführenMaterial bestellen, mit Lieferunternehmen verhandelnZahlungsverkehr überprüfen (Ein- und Ausgang)Rechnungsunterlagen sammeln bzw. erstellenim Mahnwesen mitarbeiten

Im Folgenden werden Berufe oder Tätigkeiten genannt, die Ähnlichkeiten zum Ausgangsberuf aufweisen. Diese Berufe stellen für Bewerber eine mögliche Alternative dar. Darüber hinaus können Arbeitgeber Kräfte dieser Berufe als Alternativen für die Besetzung einer Arbeitsstelle im Ausgangsberuf in Betracht ziehen.Manche Alternativberufe umfassen nur Teiltätigkeiten des Ausgangsberufs, andere erfordern eine Einarbeitungszeit, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann.Folgende unmittelbare Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen bieten sich für den Beruf Kaufmännische Fachkraft an:Job- und Besetzungsalternativenfür die Gesamttätigkeit (i.d.R. ohne Einarbeitung):Fachangestellter/Fachangestellte für BürokommunikationOffice-Manager/Office-Managerinfür die Gesamttätigkeit (i.d.R. kurze Einarbeitung):Geprüfter Berufsspezialist für fremdsprachige Kommunikation/Geprüfte Berufsspezialistin für fremdsprachige KommunikationBüroassistent/BüroassistentinBürokaufmann/BürokauffrauEurokaufmann/EurokauffrauStaatlich geprüfter Fachmann/Staatlich geprüfte Fachfrau für BürokommunikationFremdsprachenkorrespondent/FremdsprachenkorrespondentinStaatlich geprüfter kaufmännischer Assistent für Betriebswirtschaft/Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin für BetriebswirtschaftKaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - Büro/SekretariatKaufmann/Kauffrau für BürokommunikationKaufmann/Kauffrau für BüromanagementKommunikationsassistent/Kommunik...