Helfer/Helferin für Büro, Verwaltung

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KI-basierte Systeme im BüromanagementKünstliche Intelligenz (KI) kommt in der Arbeitswelt immer mehr zum Einsatz und gilt derzeit als eine der wichtigsten Schlüsseltechnologien. Im Büromanagement können KI-basierte Systeme bereits komplizierte Aufgaben übernehmen, um Mitarbeitende zu entlasten und Arbeiten im Büroalltag effizienter zu gestalten. Das Einlesen und Zuordnen von Dokumenten erfolgt z.B. voll- oder teilautomatisiert. Auch Tools zur Textgenerierung oder Projekt- und Besprechungsplanung werden in der Bürokommunikation immer häufiger eingesetzt. Führungskräfte und Mitarbeitende im Büromanagement werden sich mit den zahlreichen Möglichkeiten vertraut machen.

Helfer und Helferinnen im Bereich Büro, Verwaltung arbeiten meist in Büroräumenin BesprechungsräumenSie arbeiten ggf. auchim Homeoffice bzw. mobil

Kernkompetenzen:Ablage, RegistraturAkten, Schriftgut verwaltenAuftragsannahme, -bearbeitungBesprechungsvorbereitung, -organisationBibliotheks- und Archivsoftware anwendenBuchführung, BuchhaltungBüromaterialverwaltungBüro- und VerwaltungsarbeitenDaten-, TexterfassungDokumentenmanagementsysteme - DMSKatalogisieren, Bestanderschließung (Archiv, Bibliothek, Museum)KorrespondenzMaschinenschreiben bis 240 AnschlägeMaschinenschreiben über 240 AnschlägePhonotypiePostbearbeitungProtokollierenSachbearbeitungStammdatenpflegeTelefondienstBibliotheksmanagementsysteme - BMSWeitere relevante Fertigkeiten und Kenntnisse:Kompetenzgruppe "Bürokommunikation, MS-Office"

Helfer/innen im Bereich Büro, Verwaltung arbeiten z.B. mit Computern, Telefonen und Kopiergeräten. Sie sind in Büroräumen, ggf. auch in Bibliotheks- und Archivräumen tätig, geben z.B. Daten am Bildschirm ein, kopieren oder sortieren Schriftstücke. Ihre Aufgaben, z.B. Schreib-, Kopier- und Sortierarbeiten, erledigen sie schnell und zuverlässig. Im persönlichen oder telefonischen Kundenkontakt sind gute Umgangsformen, Serviceorientierung und Freundlichkeit wichtig. Die Helfer/innen folgen den Anweisungen der Fachkräfte und führen alle Tätigkeiten sorgfältig aus.

Beispielhafte tarifliche Bruttogrundvergütung (monatlich): 2.741 € bis 3.026 €Quelle:Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und SozialesHinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.

Bau, ArchitekturElektrotechnik, ElektronikFahrzeugbau, -instandhaltungFinanzdienstleistungen, ImmobilienGesundheit, SozialesHandelHolz, MöbelHotel, Gaststätten, TourismusIT, Software, TelekommunikationManagement, Beratung, Recht, SteuernMedienMetall, Maschinenbau, Feinmechanik, OptikTransport, VerkehrVerbände, Organisationen, InteressenvertretungenÖffentliche Verwaltung, Sozialversicherung, VerteidigungWeitere Dienstleistungen

Eine abgeschlossene Berufsausbildung ist nicht vorausgesetzt. Helfer und Helferinnen im Bereich Büro, Verwaltung erhalten i.d.R. eine Einweisung am Arbeitsplatz. Praktische Erfahrungen sind ggf. vorteilhaft, z.B. im Umgang mit Computern.

Helfer und Helferinnen im Bereich Büro, Verwaltung finden Beschäftigungin Unternehmen aller Wirtschaftsbereichein der öffentlichen Verwaltungbei Interessenvertretungen, Verbänden und Organisationen

Helfer/in - Büro, VerwaltungAuch übliche Berufsbezeichnungen/SynonymeBürohilfeBürohilfskraft

Helfer und Helferinnen im Bereich Büro, Verwaltung übernehmen meist einfachere Bürotätigkeiten in Betrieben verschiedener Branchen und in öffentlichen Einrichtungen.

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Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb)Handelsverband Wohnen und Büro e.V. (HWB)ver.di - Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft

Arbeit mit technischen Geräten, Maschinen und Anlagen (z.B. Computer, Kopiergeräte, Telefonanlagen, Scanner)Bildschirmarbeit (z.B. Daten eingeben, Lieferscheine und Rechnungen schreiben)Arbeit in Büroräumenständig wiederkehrende ArbeitsvorgängeKundenkontakt (z.B. Kundentelefonate entgegennehmen)

Helfer und Helferinnen im Bereich Büro, Verwaltung nutzen je nach Tätigkeit folgende Arbeitsmittel:Daten und Unterlagen, z.B.: Stammdaten, Serienbriefe, Belege, Rechnungen, Besprechungsunterlagen, Unterschriftenmappen, Statistiken, Sitzungsprotokolle, Dienst- und Organisationspläne, PostBüroausstattung, z.B.: PC, Internetzugang, Telefon

Helfer und Helferinnen im Bereich Büro, Verwaltung erfassen und aktualisieren nach Anweisung Daten am Computer. Sie erstellen Serienbriefe und bearbeiten Post und E-Mails. Zudem prüfen sie z.B. Bestellungen und Lieferscheine oder suchen im Internet nach Informationen. Sie stellen Unterlagen zusammen, erledigen die Ablage und Dokumentenverwaltung und helfen ggf., Statistiken zu erstellen oder auszuwerten. Sie bereiten auch Besprechungszimmer vor oder übernehmen Botengänge. Im Telefondienst nehmen sie Anfragen und Aufträge von Kunden und Kundinnen entgegen.

Anpassungsweiterbildung hilft, das berufliche Wissen aktuell zu halten und an neue Entwicklungen anzupassen (z.B. in den Bereichen Büro und Sekretariat, kaufmännische Grundlagen oder Textverarbeitung).

Mit einer Berufsausbildung kann man beruflich dauerhaft Fuß fassen, z.B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Kaufmännische/r Assistent/in im Bereich Büro/Sekretariat oder Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtung Bibliothek. Mit mehrjähriger Berufserfahrung kann man die Ausbildung ggf. in verkürzter Form absolvieren.Eine Externenprüfung ermöglicht den Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf auch ohne Absolvieren einer Ausbildung. Voraussetzung hierfür ist i.d.R. eine mehrjährige Berufserfahrung. In Kursen zur Vorbereitung auf eine Externenprüfung kann man fachtheoretische Kenntnisse und fachpraktische Fähigkeiten ergänzen und vertiefen. Auch berufsbegleitende Nachqualifizierungsmaßnahmen, bei denen einzelne Module zertifiziert werden, erlauben den Zugang zur Externenprüfung.Eine Aufstiegsweiterbildung bietet die Möglichkeit, beruflich voranzukommen. Für Helfer/innen im Bereich Büro, Verwaltung mit mehrjähriger Berufserfahrung besteht auch ohne Berufsabschluss die Möglichkeit, z.B. zur Prüfung als Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation oder zu einer Weiterbildung als Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement zugelassen zu werden.Für die Teilnahme an vielen Aus- und Weiterbildungsangeboten werden bestimmte Schulabschlüsse vorausgesetzt. In Seminaren und Lehrgängen kann man sich z.B. auf das Nachholen eines Hauptschulabschlusses oder mittleren Bildungsabschlusses vorbereiten.

Die Ausübung des Berufs kann folgende körperliche Anforderungen mit sich bringen. Die Angaben müssen nicht zwingend für jedes Tätigkeitsprofil oder jede berufliche Einsatzmöglichkeit gelten.Funktionstüchtigkeit der Arme und Hände (z.B. Eingangspost verteilen; Unterlagen kopieren)Feinmotorik der Hände und Finger (z.B. Daten am Computer erfassen)Ungestörtes Sprechvermögen (z.B. Telefondienst übernehmen)Nahsehvermögen - auch korrigiert (z.B. Listen vergleichen; Briefe und E-Mails sortieren)Hörvermögen und Sprachverständnis (z.B. Kundenanfragen und Aufträge entgegennehmen)Hinweis: Diese Informationen bilden keine Grundlage für rechtliche Schritte und sind nicht im Sinne einer medizinischen Eignungsfeststellung zu verstehen. Die tatsächliche körperliche Eignung oder Nichteignung muss stets im Einzelfall und unter Berücksichtigung möglicher angemessener Vorkehrungen festgestellt werden.

Folgende gesundheitliche Einschränkungen könnten bei der Ausübung des Berufs zu Problemen führen. Die Angaben müssen nicht zwingend für jedes Tätigkeitsprofil oder jede berufliche Einsatzmöglichkeit gelten. Immer häufiger gibt es zudem Möglichkeiten, Einschränkungen beispielsweise durch technische Hilfsmittel zu kompensieren.Eingeschränkte Funktionstüchtigkeit der Arme und Hände (z.B. Eingangspost verteilen; Unterlagen kopieren)Eingeschränkte Feinmotorik der Hände und Finger (z.B. Daten am Computer erfassen)Sprachstörung, Sprachfehler (z.B. Telefondienst übernehmen)Nicht korrigierbare Sehschwäche für die Nähe (z.B. Listen vergleichen; Briefe und E-Mails sortieren)Hörminderung, Schwerhörigkeit, Taubheit, Hörstörung, chronische Ohrenleiden (z.B. Kundenanfragen und Aufträge entgegennehmen)Hinweis: Diese Informationen bilden keine Grundlage für rechtliche Schritte und sind nicht im Sinne einer medizinischen Eignungsfeststellung zu verstehen. Die tatsächliche körperliche Eignung oder Nichteignung muss stets im Einzelfall und unter Berücksichtigung möglicher angemessener Vorkehrungen festgestellt werden.